ChatGPT로 회사문서를 이용하기 전 확인사항, 회사에서 ChatGPT 사용하기

회사 문서를 ChatGPT에 붙여 넣기 전에 “이 정도는 괜찮겠지”라고 생각했다가,
나중에 불안해지는 경우가 있다.

 

특히 시니어 초보자는 보안 규칙이 복잡하게 느껴져서 아예 사용을 포기하거나,

반대로 아무 문서나 넣어버리는 실수를 하기도 한다.

 

그래서 이 글은 시니어 초보자들을 위한 ChatGPT 관점에서,

회사 문서에 ChatGPT를 쓰기 전에 반드시 확인해야 할 보안 주의사항을 쉬운 말로 정리한다.

 

결론부터 말하면, 핵심은 “넣지 말아야 할 것”을 먼저 막고,

“필요하면 익명화해서 묻는 습관”을 만드는 것이다.

 

 

<“절대 입력 금지”부터 정하자>

시니어 초보자들을 위한 ChatGPT 사용에서 회사 문서 보안은 어렵게 시작할 필요가 없다.

 

먼저 입력 금지 항목만 확실히 정하면 사고 확률이 크게 줄어든다.

회사 문서는 보통 “사람 정보”와 “회사 핵심 정보”가 섞여 있어서,

그대로 붙여 넣으면 위험해질 수 있다.

 

• 입력 금지 예:
  고객명/연락처/주소,
  주민번호·계좌·카드,
  계약서 원문,
  단가표·원가·마진,
  내부 인사평가,
  미공개 실적/전략,
  API키·비밀번호,
  내부 시스템 화면 캡처 등..
  
  실제 예시:
  “거래처 단가표를 정리해달라”고 하면서 엑셀을 그대로 붙여 넣는 경우가 있다.
  이때는 단가·거래처명·담당자 정보가 그대로 노출될 수 있으니,
  최소한 거래처명은 A사/B사로 바꾸고, 금액은 구간(예: 10만~20만)으로 바꾸어야 한다.

 

<설정에서 “데이터제어/보안”을 확인>

시니어 초보자들을 위한 ChatGPT 사용에서는 문서 내용만큼 “설정”도 중요하다.

회사 업무에 쓰기 전에는 최소한 아래 두 메뉴를 확인하는 습관이 좋다.

 

1) 설정 → 데이터제어: OFF 모드로 설정
“모델개선(모두를 위한 모델 개선)” 같은 항목이 있으면, 회사 정책에 따라 OFF가 더 안전한 선택인 경우가 많다.

• ON(켜짐): 내가 쓴 질문/대화가 모델 개선에 활용될 수 있다.
• OFF(꺼짐): 내 대화를 모델 개선에 쓰지 않게 하는 선택이다.
  
  

2) 설정 → 보안: 로그인 상태, 기기 공유 여부, 자동 로그인 상태 등을 확인

이 설정은 “내 계정이 다른 사람에게 보일 수 있는 상황을 막는 것”이다.

 

특히 아래 상황은 조심해야 한다.

• 회사 공용 PC, 회의실 PC
• 동료가 함께 쓰는 PC
• 브라우저가 자동으로 로그인 유지되는 PC

이런 환경에서는 내가 자리를 비운 사이에 누군가가 화면을 열어 내 대화 내용을 볼 수 있다.

 

따라서, 회사 PC에서는 아래 3가지를 습관처럼 하면 안전하다.

1. 사용 후 로그아웃하기
2. ChatGPT 탭을 닫기
3. 가능하면 시크릿(비공개) 창으로 사용하기

 

<문서는 “가려서 묻는 법(익명화/요약화)”이 핵심>

시니어 초보자들을 위한 ChatGPT 업무 활용에서

가장 안전한 방식은 “원문을 넣지 않고도 원하는 도움을 받는 질문”이다. 

1. 이름 바꾸기: 김OO → 고객A, 부서명 → 부서X
2. 숫자 흐리기: 정확한 단가 → 구간(10만~20만), 비율 → 대략(약 10%대)
3. 문장만 남기기: 계약서 전체가 아니라 “검토가 필요한 조항”만 요약해 묻기
4. 목표 중심: “이 문서의 핵심을 3줄로 요약해줘”처럼 내용보다 결과를 요청하기
   

 

실제 예시: “거래처 항의 메일 답장”이 필요할 때, 원문을 그대로 붙이지 말고 이렇게 바꾼다.

• 안전한 질문 사례:
  “고객A가 납기 지연에 항의했다.
  원인은 내부 사정이며 대체 일정 제안이 필요하다.
  정중한 답장 문장 3개를 만들어 줘.
  회사 정보는 넣지 말고 일반 표현으로 부탁해.”
  
  이정도로만 요청해도 실무에 필요한 문장을 충분히 얻을 수 있다.

 

<마지막으로 “사내 규정 + 승인 흐름”을 걸어둔다>

시니어 초보자들을 위한 ChatGPT 업무 사용에서 가장 현실적인 보안은 습관과 절차다.

 

회사마다 “외부 AI 도구 사용 규정”이 다르므로,

아래 항목을 체크리스트로 고정해두면 좋다.

• 사내 규정에 “외부 AI 입력 금지 문서”가 있는지 확인
• 고객정보/계약/단가/인사 관련은 원칙적으로 원문 금지
• 꼭 필요하면 팀장/보안 담당에게 사전 확인
• 결과물을 그대로 제출하지 말고, 사람이 최종 검토(오탈자·사실관계·표현 수위)

실제 예시:

• 보고서 문장을 다듬을 때도 “원문 전체”가 아니라 “공개 가능한 요약본”만 넣고,
  최종 문서는 사내 문서로 다시 붙여 정리한다.
  즉, 회사 문서를 통째로 복사해서 붙이지 말고, ‘핵심 내용만 가려서’ 짧게 정리한 뒤에 물어보자.

 

이 흐름을 만들면 “편리함”은 가져가면서 “위험”은 줄일 수 있다.

 

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